Offre d'emploi : Agent·e d'accueil et de gestion administrative Affaires publiques – officier d’état civil

Type d'offre : Emploi

Type d'emploi : Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 5eme arrondissement

Nombre de poste(s) : 1

Date de début de vacance : 1er juillet 2021

Date limite de dépôt des candidatures :

N° de poste : 3640

Filière : Administratif

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif et adjoint administratif principal

Catégorie : C

Poste ouvert aux personnes qui ne sont pas encore dans la fonction publique (et aux fonctionnaires actuellement en poste). Le concours n’est pas nécessaire mais la personne sera encouragée à le passer.

Contexte :

La Mairie du 5ème arrondissement, rattachée à la Délégation Générale à la Proximité et à la Relation aux Habitants, qui compte 30 agents pour une population de 49 000 habitants, se compose de 3 services : point-accueil, affaires publiques, et vie locale.

Mission :

Sous la responsabilité de la responsable affaires publiques, le-la chargé-e d’accueil et de gestion administrative est l’interlocuteur-trice de proximité des usagers, représente l’image de la collectivité et répond à l’attente et aux sollicitations des usagers conformément au cadre réglementaire, dans les domaines de compétence d’une mairie d’arrondissement.

Il s’agira concrètement de travailler notamment sur les domaines :

cartes nationales d’identité, passeports, attestations d’accueil, état-civil, stationnement, recensement militaire, inscriptions électorales et organisation des scrutins.

Les tâches sont variées et demandent de la polyvalence, de la curiosité et un goût pour l’apprentissage.

L’agent est garant –e de l’accès de tous au service public dans un souci d’équité et d’égalité.

Activités principales :

1. Accueil des usagers

• informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
• recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes des usagers
• rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
• repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits

2. Traitement des dossiers administratifs

• assurer l’envoi de courriers
• recueillir, classer et archiver des documents
• transmettre des informations et documents administratifs
• vérifier la validité des informations traitées
• rendre-compte à la hiérarchie

3. Participation à des réunions

• apporter une expertise sur son domaine d'activité
• élaborer des préconisations/solutions/réponses
• participer à un réseau d'échange professionnel
• recueillir des informations
• transmettre des informations et documents administratifs

4. Suivi d'activité

• rendre-compte à la hiérarchie
• tenir à jour des documents de suivi d'activité

5. Fonction de référent thématique

• participer à des réunions et faire le lien avec l’ensemble de l’équipe
• conseiller techniquement les interlocuteurs
• archiver et classer les documents du service
• recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques

Activités spécifiques :

1. Ponctuellement, gestion de l’accueil général du public, du standard et des demandes acheminées par voie électronique

• Enregistrement et répartition des courrier/mails/demandes des usagers dans les différents services
• Saisie dans l’outil métier des plaintes et réclamations
• Gestion des réclamations en lien avec les services municipaux et métropolitains

2. Activité de prestations administratives et notamment :

• Etat Civil
• Affaires diverses
• Constitution de dossier et remise de titre d’identité
• Inscriptions électorales, gestion des procurations
• Délivrance vignette résident, de carte d’accès à zone bornée
• Délivrance carte Sénior
• Permanences en mairie : gestion d’agenda, lien avec les intervenants…
• Inscriptions scolaires, calcul de quotient familial municipal

La polyvalence est fortement encouragée à la Mairie du 5ème. Vous pourrez être amené à travailler sur d’autres thématiques en fonction des besoins des services, y compris pour aider le service vie locale.

Connaissances :

• Maîtrise des logiciels bureautiques.
• Excellente orthographe et expression orale

Connaitre l’organisation des collectivités territoriales sera fortement apprécié.

Des connaissances juridiques de base seront également un plus.

Qualités requises :

• Esprit d'équipe mais également capacité à être autonome
• Savoir faire circuler l’information et rendre compte de son activité
• Sens de l'organisation, du classement, rigueur absolument indispensable
• Qualités relationnelles aussi bien avec les usagers que les collègues. Capacité d’empathie et d’écoute mais aussi de remise en cause.
• Être en capacité de gérer des situations d’agressions verbales ou de stress de l’usager
• Discrétion professionnelle
• Respect du principe de neutralité du service public
• Sens du service public indispensable

Conditions spécifiques d’exercice :

• Présence 1 samedi matin sur 2 de 8h30 à 12h (récupération des heures)
• Travail le 1er samedi après-midi de chaque mois pour la célébration des mariages (un à deux par an par roulement)
• Participation ponctuelle aux temps forts de la vie institutionnelle de l’arrondissement : scrutins électoraux, vœux du maire, accueil des nouveaux arrivants, forum des associations ( avec récupération ou primes selon les cas)
• Possibilité d’utiliser les vélos électriques pour se déplacer dans le cadre professionnel
• 15 jours de RTT, tickets restaurant, comité œuvres sociales, prime de fin d’année
• 37 h 30 hebdomadaires
• NBI Accueil : 10 points
• Mairie située au sein d’un parc, environnement de travail agréable

Lieu de travail :

Principalement Mairie du Point du Jour (14 rue E. Locard) et occasionnellement Annexe du Vieux Lyon 69005 Lyon (5 place du petit collège)

Vous pouvez transmettre votre candidature à mairie5.messagerie@mairie-lyon.fr